Thông tin cơ bản về hóa đơn

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Thông tư 32/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Hiệu lực thi hành từ 01/06/2025.

Là hóa đơn ở dạng dữ liệu (máy tính) có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

Là hệ thống tính tiền bao gồm một hoặc nhiều thiết bị kết hợp với nhau bằng giải pháp phần mềm có chức năng tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.

Là hóa đơn được lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ trở lên.

Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn lần đầu sau ngày 01/06/2025 có hoạt động bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng (trừ các hàng hóa cần đăng ký quyền sở hữu).

Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn từ trước ngày 01/06/2025 có hoạt động bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng (trừ các hàng hóa cần đăng ký quyền sở hữu) được chuyển đổi sang hóa đơn máy tính tiền (nếu có nhu cầu).

Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

Là thời điểm hoàn thành dịch vụ (bao gồm cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng hợp đồng dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Nếu người mua là cơ sở kinh doanh thì phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.

Nếu người mua không có mã số thuế thì không phải thể hiện mã số thuế người mua (vẫn phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ).

Nếu người mua là người nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin người mua gồm tên, địa chỉ có thể ghi bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch (không phải thể hiện mã số thuế).

Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại (nếu người mua yêu cầu).

Chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.

Không bắt buộc, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận.

Trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ của người mua thì người bán lập thông báo 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp sai mã số thuế; sai số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Trường hợp đã lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế sau đó lại phát hiện sai thì xử lý theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.

Người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế (hóa đơn gốc) đối với trường hợp điều chỉnh, thay thế do sai mã số thuế; sai số tiền, sai thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng.

Người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh đối với các trường hợp:

• Điều chỉnh do khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Điều chỉnh do chiết khấu thương mại.
• Điều chỉnh do trả lại hàng hóa, dịch vụ.
• Điều chỉnh do hoàn phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng.
• Điều chỉnh cho trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông mà khách hàng sử dụng thẻ trả trước để thanh toán cho cước dịch vụ trả sau,…